企業如果想更有效的實施 ERP管理系統 ，就必須做到快速、低成本、低錯誤率的完成基礎數據的準備工作。因為erp的主要作用就是對企業信息的整合，而信息的載體和表達都是通過數據來完成的，只有erp數據收集的夠正確，夠快速，那么項目才能快速上線。
一般在數據收集時會遇到以下難題：
一、數據涉及面廣
基礎數據涉及面廣，包含了企業中可見信息和不可見信息兩個方面
(1)可見信息：物料基本信息、產品結構數據、會計科目、供應商客戶信息、部門、工廠、倉庫、車間信息等.這些信息在手工操作中會用到。
(2)不可見信息：單據類型、倉庫性質、計劃參數等。由于數據涉及面廣導致數據收集難度大。這些信息在手工管理時是不會涉及到的，但他們會影響到系統的計算。
二、工作量大
以上各類信息的記錄從幾個甚至到幾十萬都有，而每個記錄又包含上百條字段，如果再將兩者乘積那就更是天文數字了，這就造成了基礎數據整理的工作量大。
三、準確性要求高
基礎數據是許多程序正確運行的基礎，如物料計劃和生產計劃就是根據物料文件設定的時間、庫存量、BOM結構等計算得到的，如果其中任何一個數據與實際不符，計劃結果就沒有任何指導的意義了。因此要想項目實施成功就要要準確的erp數據。
針對以上數據收集的難點，義烏華睿軟件就來談一談企業如何快速、低成本、低錯誤率地完成erp數據的收集工作。
步驟一、確定工作范圍
首先要了解erp項目實施時需要哪些數據，然后確定參與部門和人員，進而確定進一步的工作計劃。其次在工作計劃時要安排定期的會議，方便工作人員之間的交流。
步驟二、建立erp編碼原則
企業應該建立必要的編碼原則，建立編碼原則不僅為后面的工作提供了一個可遵循的原則，也為龐大的數據建立了數據庫。還應對數據進行編碼，這樣方便以后數據的查詢和應用。
步驟三、建立erp公用信息
建立的公用信息包括公司、子公司、工廠、倉庫、部門、員工信息、貨幣代碼等基本信息。這些數據會在其它基礎數據中被引用，但是這些數據量不大，可以利用較少的時間和人力進行收集。如果沒用建立公用信息，在整理其它數據的時候發現缺少要用的公用信息再去補的話，就會影響收集erp數據的效率。
步驟四、確定BOM結構
BOM是企業應用生產系統、計劃或產品研發模塊必須的基礎數據。企業如果想確定BOM的結構。首先企業要明確原料到半成品、半成品到產品的級次關系，而半成品設定的問題是這步工作的難點。如果半成品設定的多，就會大大增加數據量。如果不設定或設定的太少，又不利于以后數據的統計分析。假設企業要對半成品建立庫存賬、進行安全庫存管理或用于售后服務，就需要為半成品設置編碼管理，其余盡量不要編碼，也不要錄入系統，因為BOM 每多一層，就會相應增加BOM數據量，還會增加物料信息的數據量。所以要盡量減少BOM層數，從而減少輸入的erp數據量。
步驟五、將離散的數據收集起來
企業的數據都是離散的分布在各個部門，這就需要企業將這些離散數據統一起來。而在實施中，應利用統一格式的表格在各個部門間交叉傳遞，讓各部門將自己相關的數據填入表格，完成后傳遞給下個部門，以此類推，直到完成此張表格。為了節省時間，可以讓不同部門同時開始，然后交叉傳遞。為了防止進行中數據的丟失，企業可將發出每張表格給定一個唯一編號，并在部門間交接時做好記錄。
步驟六、數據檢查
（1）完整性檢查。
可以請企業中有經驗的人員復查或計算一下總數，看看數據是否記錄完整，同時還要檢查字段是否完整，因為所有的erp軟件都要必須輸入相應的字段，如果缺少這些字段就會造成系統的不穩定。另外對企業今后的業務和統計分析有用的字段也要列入檢查范圍，以備以后使用。
（2）正確性檢查.防止人工統計造成數據的錯誤，妨礙以后erp軟件的成功實施。
（3）數據唯一性。要杜絕多個實物對應同一個編碼或一個實物對應多個編碼的現象。前者這種錯誤在以后錄入系統時，成熟的erp軟件會提示編碼已經存在，后者這種錯誤erp軟件是發現不了的，只能人工查錯，否則在上線后會發生許多賬務錯誤。 |
